Veelgestelde vragen over Microsoft Teams

Teams is een communicatie- en samenwerkingsplatform dat chatmogelijkheden, videoconferenties, bestandsopslag en integratie van applicaties samenbrengt.

Deze tool biedt tal van mogelijkheden om efficiënt online samen te werken. We hebben een overzicht gemaakt van die mogelijkheden, met een link naar een interactieve demo.

Met Skype for Business kan u bellen, chatten, videogesprekken voeren, bestanden delen, uw beschikbaarheid weergeven … Al deze functies zijn voornamelijk gericht op een-op-eengesprekken, hoewel u natuurlijk ook gesprekken kan voeren met meerdere mensen tegelijk.

Skype for Business Online is intussen volledig vervangen door zijn grotere broer, Teams. Skype for Business On-Premise blijft wel bestaan. Teams biedt dezelfde functionaliteiten als Skype, maar gaat ook verder.

De tool creëert eigenlijk virtuele samenwerkingshubs. Net zoals in Skype kan u een-op-een maar ook in team overleggen via chat, audio of video. Daarnaast kan u online samenwerken aan documenten, (een historiek van) conversaties raadplegen en er andere Microsoft-apps aan koppelen, zoals Planner, OneNote en SharePoint. U kan uw werkdag starten en eindigen met Teams, aangezien het alle nodige tools omvat.

U kan vlot meetings opzetten met eender welk team in de Teams-app of in Outlook. Tijdens de meeting kan u verschillende opties kiezen voor audio en video, uw achtergrond blurren, uw micro (un)muten, bestanden delen … U kan ook contactpersonen van buiten de organisatie uitnodigen via mail. Zij kunnen dan deelnemen aan de meeting via de mobiele app of browser

In Teams kan u per virtueel team en kanaal makkelijk documenten bewaren en bewerken. Maar Microsoft biedt hier ook andere tools voor aan. Welke tool u best gebruikt, hangt af van uw noden en wensen.

• OneDrive gebruikt u voor uw eigen documenten, die nog niet relevant zijn om centraal op te slaan. U kan ze natuurlijk wel op een veilige manier delen.
• Teams is bedoeld om samen te werken aan relevante teamdocumenten. Als u bijvoorbeeld een nieuwe bedrijfspolicy schrijft, kan u daar eerst samen aan werken in Teams. Eens de policy klaar is, kan u het document uit Teams halen en op SharePoint zetten. In sommige gevallen kan u Teams wel gebruiken om documenten te delen, bijvoorbeeld met de volledige organisatie.
• SharePoint gebruikt u onder andere als documentenbibliotheek om bestanden centraal te bewaren. SharePoint heeft ook heel wat handige features, zoals het in- en uitchecken van documenten, versiebeheer, metatags, intranetmogelijkheden … Teams is dus geen vervanger van SharePoint. De apps worden eerder gecombineerd.
  

Normaal gezien pakt u de lancering van Teams in uw organisatie op een gestructureerde manier aan. Enkel door goed na te denken over de opbouw van de Teams-structuur en de onderliggende kanalen kan u een wildgroei aan teams voorkomen.

Moet u sneller dan verwacht met Teams aan de slag gaan? Laat uw medewerkers dan eerst experimenteren met de chatfunctie om de tool beter te leren kennen. Voor de meesten zal die er niet vreemd uitzien, aangezien ze ook al WhatsApp of Facebook Messenger gebruiken. Later kunnen uw medewerkers dan ook de andere functies van Teams ontdekken.

Dat kan zeker. Teams heeft namelijk een dial in-functie. Hiervoor moet u wel de add-on audio conferencing nemen in Office 365. Eens u die licentie heeft, zal het dial in-telefoonnummer automatisch toegevoegd worden aan de meeting invite. Deelnemers die willen inbellen hebben dus zelf geen licenties of speciale instellingen nodig.

Ja, Teams heeft een krachtige mobiele app, met dezelfde functionaliteiten als de desktop-app. U kan dus perfect een Teams-meeting bijwonen via uw gsm.

Dat hangt af van verschillende factoren. Gebruikt uw organisatie al Microsoft (Office) 365? Wat zijn uw verwachtingen? Waarvoor wil u Teams gebruiken? En zijn er nog andere technische uitdagingen die we moeten bekijken? Afhankelijk van uw antwoorden en persoonlijke wensen kan de set-up snel gebeuren. Wij bieden u graag de nodige ondersteuning, zowel bij de implementatie van Teams als bij de vragen die daaruit volgen.