Qu’est-ce que Microsoft Teams ?

Teams est une plateforme de communication et de collaboration qui regroupe des fonctions de chat, de vidéoconférence, de stockage de fichiers et d’intégration d’applications.

Comment fonctionne Teams ?

Cet outil offre de nombreuses possibilités pour une collaboration en ligne efficace. Nous en avons fait un tour d’horizon, avec un lien vers une démo interactive.

Quelle est la différence entre Teams et Skype for Business ?

Skype for Business vous permet d’appeler, de chatter, de passer des appels vidéo, de partager des fichiers, d’afficher votre disponibilité... Toutes ces fonctionnalités sont principalement destinées aux conversations en tête-à-tête, même si vous pouvez bien sûr aussi avoir des conversations avec plusieurs personnes en même temps.

Skype for Business Online a désormais été complètement remplacé par son grand frère, Teams. Skype for Business On-Premise continue d’exister. Teams offre les mêmes fonctionnalités que Skype, mais va bien plus loin.

L’outil crée des hubs de collaboration virtuels. Comme dans Skype, vous pouvez vous consulter en tête-à-tête ou en équipe par chat, audio ou vidéo. Mais vous pouvez aussi collaborer en ligne sur des documents, consulter (un historique) des conversations et y associer d’autres applications Microsoft, comme Planner, OneNote et SharePoint. Vous pouvez commencer et terminer votre journée de travail avec Teams, car il comprend tous les outils dont vous avez besoin pour être productif.

Puis-je organiser des réunions en ligne avec toute une équipe ? Ou avec des externes ?

Vous pouvez facilement organiser des réunions avec n’importe quelle équipe dans l’application Teams ou dans Outlook. Pendant la réunion, vous pouvez choisir différentes options pour l’audio et la vidéo, brouiller l’arrière-plan, couper ou rétablir le son du microphone, partager des fichiers... Vous pouvez également inviter des contacts extérieurs par simple e-mail. Libre à eux de participer à la réunion via l’app mobile ou leur navigateur.

Vaut-il mieux utiliser Teams ou SharePoint pour enregistrer et partager des fichiers ?

Teams vous permet de facilement enregistrer et modifier des documents par équipe virtuelle et par canal. Mais Microsoft propose également d’autres outils pour ce faire. L’outil que vous choisirez dépend de vos besoins et de vos attentes.

  • OneDrive est idéal pour vos propres documents, qui ne se prêtent pas encore à un stockage centralisé. Vous pouvez, bien sûr, les partager en toute sécurité.
  • Teams permet de collaborer sur des documents d’équipe pertinents. Un exemple ? Vous rédigez une nouvelle politique d’entreprise, mais vous souhaitez l’apport de collègues. Commencez par y travailler ensemble dans Teams. Une fois la politique prête, vous pouvez l’extraire de Teams et la publier sur SharePoint. Vous pouvez parfois utiliser Teams pour partager des documents, notamment avec l’ensemble de l’organisation.
  • SharePoint est surtout utilisé comme bibliothèque documentaire pour centraliser des fichiers. SharePoint dispose aussi d’un grand nombre de fonctionnalités pratiques, telles que l’archivage et le retrait de documents, la gestion des versions, les balises méta, les possibilités intranet, etc. Teams ne remplace donc pas SharePoint, mais s’y combine à merveille.

Comment éviter la prolifération des équipes et s’assurer que chacun utilise l’application correctement ?

Instaurer Teams dans votre organisation nécessite une approche structurée. Réfléchissez soigneusement à la structure des équipes et aux canaux sous-jacents pour éviter la prolifération des équipes.

Vous souhaitez commencer à utiliser Teams plus vite ? Laissez d’abord vos collaborateurs découvrir la fonction de chat pour qu’ils se familiarisent avec l’outil. Rassurez-vous : le parcours d’apprentissage sera évident pour la plupart d’entre eux, car ils utilisent déjà WhatsApp ou Facebook Messenger à titre privé. Vos collaborateurs pourront ensuite découvrir les autres fonctionnalités de Teams.

Puis-je me connecter à une réunion en ligne dans Teams via un numéro de téléphone ?

Oui. Teams intègre une fonction d’appel. Il vous suffit de disposer du module complémentaire de conférence audio d’Office 365. Une fois cette licence obtenue, le numéro de téléphone à composer sera automatiquement ajouté à l’invitation à la réunion. Les participants qui veulent se connecter n’ont pas besoin de licences ou de paramètres particuliers.

Existe-t-il une version mobile de Teams ?

Oui, Teams propose une application mobile puissante, dotée des mêmes fonctionnalités que l’application de bureau. Vous pouvez donc parfaitement assister à une réunion d’équipe depuis votre téléphone portable.

Dans quel délai pouvez-vous déployer Teams dans votre organisation ?

Tout dépend de plusieurs facteurs. Votre organisation utilise déjà Microsoft (Office) 365 ? Quelles sont vos attentes ? Dans quel but voulez-vous utiliser Teams ? Reste-t-il d’autres défis techniques à prendre en compte ? En fonction de vos réponses et de vos souhaits personnels, la mise en place peut être rapide. Nous nous ferons un plaisir de vous apporter le soutien nécessaire, tant lors de la mise en œuvre de Teams que pour les questions qui suivront.