Microsoft Teams: 10 tips & tricks

Met de Teams-app kan u altijd en overal met elkaar communiceren. Als een collega op locatie een vraag heeft, kan hij die stellen aan de andere collega’s via een videogesprek, chatbericht of foto. Achteraf kunnen ze alle vragen, oplossingen en problemen opslaan in OneNote. Zo kan iedereen er in de toekomst rekening mee houden. Daarnaast zijn alle functionaliteiten van Teams op pc ook beschikbaar in de app: bellen, chatten, meetings bijwonen, uw scherm delen …

Teams maakt bestanden delen een pak makkelijker. Dankzij de integratie met SharePoint kan u alle documenten centraal opslaan in Teams. Zo kunnen alle collega’s in slechts enkele klikken de juiste informatie vinden.

Ook de samenwerking met collega’s of externe partijen zal vlotter verlopen. Door de chatfunctie belanden er geen losse weetjes of dankjewels meer in uw mailbox. Wil u een bestand delen? Voeg het dan gewoon toe in de chat. Daarna kan u (video)bellen met uw collega en het bestand vanuit de chat bespreken. U kan ook een vergadering plannen zonder het chatvenster te verlaten. Door de integratie van de chatfunctie met andere Microsoft-producten, zoals OneNote en Office, moet u niet tussen apps schakelen tijdens het gesprek.

Wil u altijd bereikbaar zijn als u aan het werk bent? Stel dan in dat Teams automatisch mee opstart met uw computer. Dat kan zowel op organisatie- als op individueel niveau. Klik hiervoor rechtsboven op uw profiel en ga naar instellingen. Vink Auto-start application en On close, keep the application running aan.

Calls in Teams zijn vergelijkbaar met Skype for Business, alleen nog beter uitgerust. Zo kan u externe partijen opbellen of als gast een meeting laten bijwonen, ook als ze zelf geen Teams hebben. In vergelijking met Skype for Business is de audiokwaliteit ook een stuk beter en zijn functies als doorschakelen en contact opnemen duidelijker. Tijdens een gesprek kan u vlot navigeren binnen Teams, zonder nieuwe vensters te openen.

Met deze tips verlopen online meetings in Teams nog efficiënter:

• Gebruik een headset.
• Wees op tijd.
• Zet uw achtergrond op wazig.
• Zet uw microfoon uit wanneer u niet aan het woord bent.
• Bepaal wie de meeting leidt.

Bovenaan in Teams staat de commandobalk. Hiermee kan u snel opzoekingen doen (in chats, teams …) of bepaalde acties uitvoeren. Typ / gevolgd door de gewenste actie (bv. chat of call) en druk vervolgens op Enter in Windows of Return in Mac. Of druk op Command + E om de focus te verplaatsen naar het zoekveld bovenaan het scherm.

Nog enkele handige sneltoetsen:

• Door de R-toets in te drukken, kan u een thread beantwoorden in de Teams-app.
• Met Alt-A (of Option-A op een Mac) voegt u snel een bestand toe aan een bericht.
• Met Ctrl + E kan u alle sneltoetsen in Teams bekijken.
  

U kan veel interessante apps koppelen aan Teams:

• SharePoint: bestanden delen
• Planner: acties verdelen en to do’s opvolgen (organiseer to do’s door Planner-tabbladen toe te voegen aan een teamkanaal)
• OneNote: notities nemen in meetings
• Power Bi: rapportages
• Power Platform met toepassingen zoals Power Automate (automatiseren van taken: als ik een mail krijg van persoon X, voeg die dan automatisch toe aan team Y) en Power Apps (zelfgebouwde applicaties zonder codering)
  

Voorkom een wildgroei aan teams door op voorhand goed na te denken over de opbouw van de Teams-structuur. Is daar geen tijd voor? Laat uw medewerkers dan eerst experimenteren met de chat om de tool beter te leren kennen. In een later stadium kunnen ze dan de andere functies ontdekken.

Tijdens een Teams-meeting kan u ook de whiteboardapplicatie gebruiken om samen te werken op een digitaal whiteboard.

Tijdens een meeting met bijvoorbeeld uw IT-helpdesk kan u makkelijk uw scherm delen en vervolgens de controle doorgeven.