Microsoft Teams : 10 conseils et astuces

Avec l’application Teams, vous pouvez communiquer entre vous à tout moment et en tout lieu. Un collaborateur a une question chez un client ? Facile : il lui suffit de la poser à ses collègues via un appel vidéo, un message de chat ou même une photo. Pour ne rien perdre de ces échanges, vous pouvez enregistrer toutes les questions, solutions et problèmes dans OneNote. Chacun disposera ainsi de la connaissance à l’avenir. Toutes les fonctionnalités de Teams sur PC sont également disponibles dans l’application : appeler, chatter, participer à des réunions, partager son écran...

Teams facilite grandement le partage de fichiers. Grâce à l’intégration avec SharePoint, vous stockez tous les documents de manière centralisée dans Teams. Tous vos collègues peuvent ainsi trouver l’information pertinente en quelques clics.

La collaboration avec les collègues ou les parties externes gagne aussi en simplicité. Grâce à la fonction de chat, vous tirez un trait sur les considérations inutiles ou les remerciements dans votre boîte de réception. Vous souhaitez partager un fichier ? Ajoutez-le simplement dans le chat. Vous pouvez ensuite passer un appel (vidéo) à votre collègue et discuter du dossier en ligne. Vous pouvez même planifier une réunion sans quitter la fenêtre de chat. Vu que cette fonction est intégrée à d’autres produits Microsoft, tels que OneNote et Office, vous n’aurez pas à passer d’une application à l’autre pendant la conversation.

Vous souhaitez rester joignable lorsque vous êtes au travail ? Configurez Teams pour qu’il démarre automatiquement avec votre ordinateur. Libre à vous de le faire au niveau de l’organisation ou individuel. Cliquez sur votre profil dans le coin supérieur droit et allez dans les paramètres. Cochez Auto-start application et On close, keep the application running.

Les appels dans Teams sont comparables à ceux de Skype for Business, mais en beaucoup mieux. Vous pouvez notamment appeler des personnes extérieures ou les faire participer à une réunion en tant qu’invités, même si elles ne disposent pas elles-mêmes de Teams. Par rapport à Skype for Business, la qualité audio est également bien meilleure et les fonctions telles que le transfert d’appels et la prise de contact sont plus claires. Pendant un appel, vous pouvez facilement naviguer dans Teams, sans avoir à ouvrir de nouvelles fenêtres.

Ces conseils rendront les réunions en ligne dans Teams encore plus efficaces :

• Utilisez un casque.
• Soyez à l’heure.
• Réglez votre arrière-plan sur flou.
• Éteignez votre microphone lorsque vous ne parlez pas.
• Décidez qui dirige la réunion.

Vous trouverez la barre de commande en haut de l’écran Teams. Elle vous permet d’effectuer une recherche rapide (dans les chats, Teams...) ou de commander certaines actions. Tapez « / » suivi de l’action souhaitée (par exemple, chat ou appel), puis appuyez sur Entrée sous Windows ou sur Retour sous Mac. Ou appuyez sur Command + E pour déplacer le focus sur le champ de recherche en haut de l’écran.

Quelques autres raccourcis utiles :

• Appuyez sur la touche R pour répondre à un fil de discussion dans l’application Teams.
• Alt-A (ou Option-A sur un Mac) permet de joindre rapidement un fichier à un message.
• Appuyez sur Ctrl + E pour afficher tous les raccourcis dans Teams.
  

Vous pouvez associer de nombreuses applications intéressantes à Teams :

• SharePoint : pour partager des fichiers.
• Planner : pour distribuer les actions et suivre les tâches à accomplir (organiser les tâches à accomplir en ajoutant des onglets Planner à un canal d’équipe).
• OneNote : prise de notes en réunion.
• Power Bi : rapports.
• Power Platform avec des applications telles que Power Automate (automatisation des tâches : si je reçois un e-mail d’une personne X, je souhaite l’ajouter automatiquement à l’équipe Y) et Power Apps (applications auto-construites sans codage).
  

Prévenez la prolifération des équipes en réfléchissant bien à leur structure. Vous n’avez pas le temps ? Laissez d’abord vos collaborateurs se familiariser avec le chat pour mieux connaître l’outil. Ils pourront d’autant mieux découvrir les autres fonctions après.

Tout au long d’une réunion Teams, vous pouvez également utiliser l’application « whiteboard » pour travailler ensemble sur un tableau numérique.

Lors d’une réunion avec, par exemple, votre service d’assistance informatique, vous pouvez facilement partager votre écran, puis passer le contrôle.